Datenschutzhinweise Microsoft Teams

Datenschutzhinweise

Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Microsoft Teams“ der Hammer AG und deren verbundenen Unternehmen

 

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ informieren, denn wir verwenden „Microsoft Teams“, um u.a. „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn die Aufzeichnung genutzt wird, dann ist dieses im Vorweg transparent mitteilen und von allen Teilnehmern und Teilnehmerinnen ist eine Zustimmung einzuholen. Eine Aufzeichnung kann erst erfolgen, wenn von allen Beteiligten eine Einwilligung vorliegt. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, können die Chatinhalte protokolliert werden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

 

Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, für den Zweck und die Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen. „Microsoft Teams“ ist eine Software der Microsoft Corporation. Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die Hammer AG. Soweit Sie die Internetseite von „Microsoft Teams“ aufrufen, ist der Anbieter von „Microsoft Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Microsoft Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Microsoft Teams“ herunterzuladen. Wenn Sie die „Microsoft Teams“-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie „Microsoft Teams“ auch über Ihren Browser nutzten. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von „Microsoft Teams“ erbracht.

 

Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

 

. Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigename („Display name“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Bevorzugte Sprache

 

. Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort

 

. Text-, Audio- und Videodaten

 

Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Die Kamera oder das Mikrofon kann von jedem Teilnehmer jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

 

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden die o.g. personenbezogene Daten erfasst. Diese werden nicht für die Begründung, Durchführung, Leistungskontrolle oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses oder Vertrages verwendet. Diese Informationen sind elementarer Bestandteil der Nutzung von „Microsoft Teams“, so dass diese Daten Voraussetzung für den Betrieb der Plattform sind. Wir sehen die Verwendung von „Microsoft Teams“ als berechtigtes Interesse zur Durchführung geschäftsmäßigen Tätigkeiten der Hammer AG gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Datenverarbeitung an. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“ für virtuelle Konferenzen. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von virtuellen Abstimmungen. Die Nutzung von Videokonferenzen ist Grundlage für unser Online-Angebot. Wir gehen davon aus, dass die Teilnahme an diesem Angebot freiwillig ist und somit Ihre Einwilligung gem. Art 6 Abs. 1 lit a DSGVO gegeben ist. Bitte informieren Sie uns, wenn Sie Microsoft-Teams nicht nutzen möchten.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich unsererseits nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind. Bitte beachten Sie auch bei der Nutzung der Kamerafunktion evtl. Informationen, die sich im Hintergrund Ihres Bildes befinden. Bitte stellen Sie sicher, dass auch nur der Hintergrund im Rahmen der Videokonferenz übermittelt wird, den Sie wünschen, wenn Sie sich in Ihrem privaten Umfeld befinden. Beachten Sie auch, dass im Hintergrund keine Informationen sichtbar sind, die der Geheimhaltung unterliegen. Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Teams“ vorgesehen ist.

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten. Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

 

Die Betroffenenrechte, die die DSGVO bereithält, wie das Recht auf Auskunft, Löschen, Berichtigung, Datenübertragung, Einschränkung der Bearbeitung, Widerspruch sowie das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, bleiben bestehen. Wenn Sie Ihr Recht ausüben möchten oder Fragen haben, dann stehen wir unter unserer zentralen E-Mail-Adresse This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. zur Verfügung.

 

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben. Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

 

In Sachen Datenschutz betreut uns als externen Datenschutzbeauftragte, die Alarmstufe Red GmbH, Bettina Sandrock, St. Georg Str. 44, 86911 Dießen, This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., www.alarmstufe-red.de